プロジェクト・タスク管理についてさんざんこのブログで書いてきました。（そのくらい悩んでるっちゅうことですね）
- 個人のプロジェクト管理で使えそうなツールを探してみるの巻「Trello, Flow, ToDoist, Clickup, Asana, Jira」
- 【超没入③】圧倒的な生産性を生み出すタスク管理ツール
- プロジェクト管理、タスク管理ツールを使わなくなった
最近はアナログへ回帰したいという思いもありどうやろうか考えていたのですが、ついに閃いて実際に試して定着してきそうなのでまとめておきます。
プロジェクト・タスク管理の最適解
早速、僕が実践している管理方法を書いていきます。
一応僕なりの言葉の定義としては
- プロジェクト：達成したい具体的な目標
- 例えばブログを3年間続ける、体脂肪を減らすなどなど
- 数値で具体的に達成したかがわかるとよい
- タスク：プロジェクトを達成するための日々やる行動
- 例えばブログを1本投稿する、食事記録を付けるなど
- いつ、なにを、どこでやるかなど具体的なほどいい
プロジェクトの管理方法
非常にシンプルです。
以下がフォーマット。
- Doing：取組中のプロジェクト
- Pending：一時停止中のプロジェクト
- ToDo：未着手のプロジェクト
実際のプロジェクトはポストイットに書いてこの用紙に貼るという運用をしている。
実際のポストイットは以下のような感じ。
この用紙を見れば自分が取り組んでいるプロジェクトといつまでにやらなければいけないかが一目でわかる。
タスクの管理方法
こちらもアナログの用紙を使用しています。
フォーマットは以下。
今週のタスクについて
僕の場合は週ごとにタスクを設定しています。
これより長い期間だと実感がなくうまくいきそうにない。。
記載する項目は以下。
- やること：実際に取り組む行動
- タイムボクシング：スケジュールに設定したか
- 設定したら〇、必要ないならー、設定し忘れたら×
- 達成：やることを達成できたか
- できたら〇、該当しないならー、出来なかったら×
これを週の終わりに次週のやることを設定して、あとは毎日できたかを確認していくわけですね。
今週の振り返りについて
やりっぱなしでは改善ができないので、毎週意識的に振り替えるためにメタ認知の質問を入れ込んだシートを使っています。
質問項目は以下。
- 各プロジェクトの進捗はどうか。期限内に終わりそうか。終わらないのであればリスケをしよう。
- うまくいっているところはなんですか。改善できるところはありますか。
- 今週設定したタスクの難易度はどうでしたか。簡単すぎた場合、より難しくするにはどうしたらいいでしょうか。難しすぎた場合は簡単にするにはどうしたらいいか考えてみましょう。
- モチベーションは維持できているだろうか？ 答えが「いいえ」の場合、「自分がこの〇〇をしているそもそもの理由」を考えてみましょう。
以上が僕が管理に使っているシートについてです。
運用方法
運用の仕方についてまとめておきましょう。
僕はA4のリングファイルに用紙をまとめています。（開いて左側の内ポケットにプロジェクトシート、あとはタスクシートを毎週閉じていく）
新しいプロジェクトを開始したい
- ポストイットに具体的な目標と期限を書きプロジェクトシートに貼る
- 今すぐやる場合はDoing、今後の場合はToDoに
毎週やるタスクを設定したい
- Doingのプロジェクトを確認する
- プロジェクト官僚のために必要なタスクをタスクシートのやることに記載
- スケジュールに入れれるものは入れ込みタイムボクシング欄に記載
毎日の達成を記録
- タスクシートを確認する
- 今日を振り返ってやることが達成できたかを記録する
毎週の振り返り
- 週の終わりに振り返りシートを確認する
- 今週の成果を眺めて質問項目について考え記載する
プロジェクトが完了した
- プロジェクトシートから完了したプロジェクトを消す
プロジェクトを一時停止したい
- プロジェクトシートから一時停止したいプロジェクトをPendingに移す
その他
最近は日々のやることをちっさいメモ帳に書き出してみている。
わざわざ書きだすまでもないかもなぁと思ってはいるけど、書き出したほうが確実にやることをやれる気がする。
あとは達成できたやることにはスタンプを押している。
小学生の宿題みたいだけどこれが結構楽しいし嬉しいね。
試して1か月くらいだけどなかなか良い。
今後も改善して自分なりの最適解を求めていきたい。
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