前回まで。
前回は知的労働においても工程を管理することが大事なんだという話をしてきました。
では実際にどう管理を考えればよいのかを見ていきましょう！
ケーススタディ：オプティマイザー・エンタープライゼス
- 自己改善コンテンツに特化したメディア
- 物理的な本社はなく完全リモートワーク
- フルタイムが12名、パートも大体同じくらい
- 動画制作の工程を丹念に整理し非定型の連絡を廃止
- 徹底したシングルタスク
- 工程をスプレッドシートで管理
- アイデア→台本編集待ち→撮影待ち→動画編集待ち→公開待ち
- 午前中の3時間はディープワークに専念
- インプットを行わない
- 抱えているプロジェクトについて深く考える
- 何をどう進めるのか、次に何に注力するのか、どこを改善するか、何を無視してかまわないか
午前中の３時間何のインプットも行わないってすごいな。
タスクボード
- いくつかの事例で共通するツールはタスクボードである
- タスクごとにカードを作成し状態によって分ける
- タスクボードを最大限活用するための極意
- カード情報をわかりやすく要約する
- タスク内容が一目でわかり、担当者もわかる
- 関連する情報を紐づける
- 必要な書類などの情報が集約されている
- 迷った時はデフォルトリストから
- 基本はTODO,作業中、完了の三つ
- 定期的なレビューミーティングを開く
- ナレッジワークの生産工程に必要なのは誰がタスクを担当するのかという判断を助けるもの
- カードのコメント機能でやり取りする
以前のブログでいくつかサービスを見てみましたが僕はTrelloを使用してみてます。
パーソナル・カンバン
- 個人にもカンバンの考え方はお勧めできる
- 活用の極意
- ボードは１枚でなくても良い
- 役割やプロジェクト単位で一つずつあっても良い
- 定期的にレビューする
- 要相談リストを追加
- 誰かに相談しないと進められない
- 連絡待ちリストを追加
- 返信待ちでタスクが保留中
工程の自動化
- あらゆる工程が自動化できるわけではない
- 同じ作業、順序、メンバーが決まってればできる
- 状況によって作業や順序が異なる場合はカンバンが有効
- 自動化に移行するためのガイドライン
- ①分割：工程を明確なフェーズに分解する
- ②合図：次のフェーズに移行するための通知を明確にする
- ③受け渡しルート：情報の引き継ぐ方法を明確にする
ブログ作成などは完全に一人で工程もまあ一緒なのでオプティマイズみたいに一律の工程で自動で管理できますねぇ。
僕もスプレッドシートで管理してみています。
参考：
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