前回まで。
前回は工程管理についてのお話でした。
今回は業務調整や専門性を高めるための方法について。
業務調整のルールを定める
- 業務の調整を行うルールを策定する
- メールでの日程調整は認知コストが大きい
- 話せばすぐ終わる内容が延々と続く場合が多い
- 営業時間のプロトコル
- この時間は他者に応答するための時間と決め明示する
- 時間差があっても問題ないような調整はどこかでまとめてやるほうが効率が良い
- 顧客対応のプロトコル
- 顧客がいる場合もいつどんな方法でコミュニケーションをとるかを事前に決めておく
- 非・個人名アドレスのプロトコル
- 用途に従って連絡用のアドレスは分ける（問い合わせ、仕事の依頼など）
- 短文メールのプロトコル
- メールに文字数制限をかける
- 進捗MTGのプロトコル
- アジャイル開発のスクリムを参考に
- 短時間で報告形式が決まっているMTG
- 前回MTG以降なんの作業を進めたのか
- 作業を行う上での障害はあるか
- 次回までになんの作業を行う予定か
- 目的が曖昧になる程、長くなり無駄な時間を浪費する
仕事でのMTGもこのプロトコル取り入れたいですねぇ。
専門性を高める働き方
- 知的労働では、仕事のペースを落とし一つ一つの質に責任を持つことが重要
- これが生産性を上げる
- 自分の専門性を発揮するには雑務やメールのやり取りを極限まで減らさなければならない
仕事を減らす戦略１：苦手な仕事は外注する
- 短期的にはコストが増えるように見えるが長期的に見れば自分が価値ある仕事に専念できてメリットが得られる
- 自分がやらなくてもいい仕事は何かを考える
仕事を減らす戦略２：主体性と責任のバランス
- 主体性を発揮したければそれ相応の成果を出す責任を課される
- 目標を決めたらそれ一つが終わるまで専念するのが効率よい
- サポート業務ではワークフローが重要である
- 雑務の処理を早めればその分価値の高い仕事に専念できる
自由な働き方を求めるほど成果を求められると。
まとめ
ここまでの話をまとめると、
- 人はコミュニケーションを重要視するように進化してきており、そのせいで理性を失ったようにメールやチャットにしがみついている（頻繁というより常時接続している）
- 知的労働の生産性を高めるにはまとまった集中時間が必要不可欠（シングルタスク）
- 知的労働は価値を生み出す作業である業務とワークフローで構成される
- 業務を効率的に行うためのワークフローが現状だとメールなどの非定型のコミュニケーションによって行われていることが多い
- このせいでメールのやり取りが増えまとまって業務に集中する時間が取れず生産性が上がらない
- なので一つ一つ業務を遂行できて、コミュニケーションが最小になるようなワークフローを考える必要がある
- ワークフローはカンバンで管理もしくは工程を自動化する
- 業務の調整のコミュニケーションにルールを設ける
- 自分のやるべきことを明確にし他は外注するなる効率化するなりして集中できる時間を増やす
僕も最近はチャットをミュートにする時間を増やそうと頑張っております。
生産性を上げていこう！
参考：
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